As certidões que devem ser pedidas dependem da finalidade. Uma licitação exige as provas de regularidade listadas nos arts. 68 e 69 da Lei 14.133/2021. Uma due diligence de aquisição ou uma análise de crédito vai além: soma processos em andamento, sanções e as outras empresas do mesmo grupo econômico. Abaixo, o checklist de cada situação.
Quais certidões são exigidas para participar de licitação?
A Lei 14.133/2021 exige prova de regularidade fiscal, social e trabalhista (art. 68) e certidão negativa de falência (art. 69, II). O edital define quais se aplicam ao certame. A última coluna mostra o que sai pronto no dossiê do Sociograma:
| Exigência legal | Documento usual | No dossiê |
|---|---|---|
| Fazenda federal e Seguridade Social (art. 68, III e IV) | Certidão Conjunta da Receita Federal e PGFN, que inclui as contribuições previdenciárias | Sim |
| FGTS (art. 68, IV) | Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), emitido pela Caixa | Não. O dossiê consulta a dívida ativa do FGTS na PGFN, que não substitui o CRF |
| Fazenda estadual (art. 68, III) | Certidão de débitos da SEFAZ da sede | Sim, em 22 dos 27 estados |
| Fazenda municipal (art. 68, III) | Certidão de tributos da prefeitura da sede | Só em Uberlândia/MG |
| Justiça do Trabalho (art. 68, V) | CNDT, emitida pelo TST | Sim |
| Falência (art. 69, II) | Certidão negativa de feitos sobre falência do distribuidor da sede | Não |
Quais certidões pedir numa due diligence de aquisição?
Numa aquisição, a pergunta não é se a empresa está regular para contratar, e sim qual passivo vem junto com ela. O checklist cobre a empresa-alvo e as empresas ligadas a ela:
- Fiscal
- Certidão Conjunta federal, certidão estadual, certidão municipal e a situação na Dívida Ativa da União.
- Trabalhista
- CNDT para a dívida já executada e CEAT para as ações em curso. A diferença está em CNDT e CEAT.
- Cível
- Certidões de distribuição no Tribunal de Justiça e na Justiça Federal, que revelam cobranças e disputas contratuais.
- Sanções e idoneidade
- CEIS e CNEP, os cadastros federais de empresas inidôneas, suspensas e punidas com base na Lei Anticorrupção (Lei 12.846/2013), e o TCU.
- Ambiental
- Situação no IBAMA, relevante quando a atividade tem passivo ambiental possível.
- Grupo econômico
- As mesmas certidões para sócios e empresas ligadas. Veja como o grupo econômico é identificado.
Quais certidões pedir antes de contratar um fornecedor?
Para um contrato relevante, o mínimo é a Certidão Conjunta federal, a CNDT e a consulta ao CEIS e ao CNEP. Se o contrato for de prestação de serviços terceirizados, some a CEAT: pelo § 5º do art. 5º-A da Lei 6.019/1974, a empresa contratante responde subsidiariamente pelas obrigações trabalhistas do período em que o serviço foi prestado.
Quais certidões ajudam na recuperação de crédito?
Na cobrança, as certidões dizem quem mais disputa o patrimônio do devedor e onde pode haver patrimônio além dele:
- Dívida ativa e débitos fiscais
- Pelo art. 186 do CTN, o crédito tributário prefere a qualquer outro, ressalvados os trabalhistas e os de acidente de trabalho. Débito fiscal alto reduz o que sobra para o credor privado.
- CEAT e distribuição cível
- Mostram outros credores já em juízo, que concorrem pelos mesmos bens.
- Grupo econômico e sócios
- As empresas ligadas e os sócios são o ponto de partida para pedir desconsideração da personalidade jurídica ou redirecionar a execução, quando presentes os requisitos legais.
Base legal
- Lei 14.133/2021, arts. 68 e 69: a habilitação fiscal, social, trabalhista e econômico-financeira em licitações
- Lei 12.846/2013: a Lei Anticorrupção, que criou o CNEP
- Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 5º: a responsabilidade subsidiária da contratante de serviços terceirizados
- CTN, art. 186: a preferência do crédito tributário sobre os demais